+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Обязательно ли сшивать документы хранения лет

Обязательно ли сшивать документы хранения лет

Все приказы, входящие и исходящие документы хранились в обычных скоросшивателях. Организация у нас маленькая профессиональный лицей , архива нет. Документы все эти хранятся у меня в приемной. Тем более много приказов придется еще доставать и ксерокопии снимать Подскажите пожалуйста, как быть? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Вопросы слушателей и ответы экспертов на них

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии.

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами порванные листы, листы, залитые чернилами и т. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т. Оформление обложки дела постоянного и временного свыше ти лет хранения к п.

Обложка дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3. На обложке дела указываются: - наименование структурного подразделения организации и его подчиненность; - наименование отдела; - номер дела тома по номенклатуре дела; - заголовок дела; - дата дела крайние даты документов, помещенных в дело ; - количество листов в деле; - срок хранения дела.

Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью. При изменении наименования организации, структурного подразделения его подчиненности или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

В заголовках дел, содержащих копии документов приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложках дела обязательно указывается дата дела: - для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа; - для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа; - датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено; - датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела п. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации структурных подразделений по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации структурного подразделения.

Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке. Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу , оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Описи дел составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного хранения; - дела по личному составу.

Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой законченной нумерацией. Каждое дело том вносится под самостоятельным порядковым номером.

В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела. На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи специалистом делопроизводственной службы и заведующим архивом организации. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство.

В архив организации передаются дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям раздел 4 настоящего Порядка. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше ти лет хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела. Дела сроком хранения до ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере.

Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются: - наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи; - обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств и правовых норм ; - обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2. Правила учета и хранения; ГОСТ Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ Единая система стандартов АСУ.

Учет, хранение и обращение. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы. На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов. Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов.

Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания аннотация , электронный формат, физическая и логическая структура для базы данных БД , объем документа для БД также количество записей. Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов.

Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД каталог электронных документов. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов: - запись на машинные носители при необходимости - перезапись на новые носители ; - проверка технического состояния; - подготовка сопроводительной документации сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов ; - непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке. Приложение 1.

Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе?

Заполняем графы номенклатуры дел В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и отделяются один от другого дефисом. Наименования и расположение разделов в номенклатуре дел должны соответствовать утвержденной структуре организации или конкретным направлениям ее деятельности. Внутри разделов номенклатуры дел заголовки дел систематизируются по степени важности содержащихся в них документов с учетом их взаимосвязи по конкретным направлениям деятельности. В первую очередь располагается организационно-распорядительная и протокольная документация, затем плановые и отчетные документы, справки, аналитические и служебные записки, переписка и т.

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу? Например, приказы по основной деятельности хранятся постоянно.

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке. Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Вынимать из них документы пока рано.

Документы временного хранения

Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: - наличие литерных листов и пропущенных номеров; - номера листов с неустранимыми дефектами порванные листы, листы, залитые чернилами и т.

Оформляем дела на постоянное хранение

Возникло несколько вопросов. Требуется ли обязательная прошивка журналов и регламентируется ли это какими-либо нормативными актами? Есть ли какие-либо требования к видам журналов, которые должны быть прошиты в обязательном порядке? Если журнал прошит, обязательно ли проставление печати на этикетке?

Подскажите пожалуйста! Там лежат приказы приём-увольнение, они пронумерованы своей нумерацией и лежат приказы на отпуск, у них своя нумерация.

.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

.

.

Как сшивать документы

.

Документы все эти хранятся у меня в приемной. Дык вот я ей и говорю, чего зря все estatedir.ru лет жили без подшивок и.

.

Оформление дела

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Адам

    По всей России одни артезианские воды проходят, я ими морковку поливаю.

  2. Максим

    Тю.что здесь страшного.

  3. liadisbergva

    Эти уроды начнут выписывать направо, налево всем водителям!

  4. quirefo

    Не шутите так больше уважаемый, а то у нас 80 страны сажать надо будет ,так как экономика страны находится в глубочайшей жопе,и людей загнали всех в кредиты и ипотеки(по другому просто не выжить в данном государстве люди просто порой не в состоянии выплатить очередной платёж .

© 2018-2021 estatedir.ru